Kaip sudaryti dienos tvarkaraštį 6 žingsniais?

Sukurkite darbų sąrašą
Prieš pradėdami organizuoti savo užduotis, pirmiausia užsirašykite viską, ką turite atlikti per dieną. Įtraukite pasikartojančius dalykus, pvz., susitikimus, treniruotes ir susitikimus, taip pat vienkartines užduotis, pvz., terminus ar telefono skambučius. Galite nuspręsti, kokio išsamumo norite, kad jūsų sąrašas būtų. Pavyzdžiui, jei pridėjus „eiti pietauti“ padeda susisteminti savo dieną, nedvejodami įtraukite tai.

Patarimas:Viskas gerai, jei nesate tikri dėl visų užduočių, kurias turėsite atlikti ateinančią savaitę. Visada galite pridėti naujų elementų į savo sąrašą, kai tik jie pasirodys.

Suteikite savo užduotims prioritetus
Jei jūsų darbų sąrašas atrodo didžiulis, nesijaudinkite – prioritetų nustatymas padės. Prioritetų nustatymas suteikia aiškesnį supratimą, ką reikia padaryti pirmiausia. Jei atrodo

šiandien visko nepabaigsite, žinosite, kurios užduotys turi didžiausią poveikį ir turėtų būti svarbesnės.

Norėdami nustatyti prioritetą, pažymėkite kiekvieną užduotį kaip aukšto, vidutinio ar žemo prioriteto. Rūšiuodami užduotis apsvarstykite šiuos klausimus:

• Kurios užduotys turi fiksuotus terminus?
• Kokias užduotis reikia atlikti konkrečiomis dienomis?
• Kurios užduotys sukels stresą, jei jos bus neatliktos?
• Kokias užduotis noriu atlikti toliau?
• Kokios užduotys gali palaukti?

Patarimas:Jei turite prieštaringų užduočių, įvertinkite, kuri iš jų yra skubesnė. Pavyzdžiui, jei vienas projektas skirtas klientui, o kitas – jūsų viršininkui, pirmenybė greičiausiai bus teikiama kliento projektui. Jei terminai sutampa, nedvejodami paprašykite kolegų ar vadovo pagalbos arba, jei įmanoma, deleguokite užduotis.

Nustatykite terminus
Peržiūrėkite savo darbų sąrašą ir įsitikinkite, kad kiekviena užduotis turi aiškų terminą. Jei nesate tikri dėl tikslios mokėjimo datos, nustatykite pagrįstą terminą dabar – visada galėsite jį pakoreguoti vėliau.

Kaip ir prioritetų nustatymas, terminai padeda nustatyti, kurios užduotys yra skubiausios, ir nurodo, kada jas atlikti. Neturint terminų lengva praleisti svarbius rezultatus, net jei turėjote pakankamai laiko. Tiesą sakant, neaiškūs terminai yra viena iš pagrindinių priežasčių, dėl kurių užduotys vėluoja.

Patarimas:Terminai taikomi ne tik darbui. Taip pat nustatykite asmeninių tikslų, panašių į maratono treniruotes, terminus. Pavyzdžiui, suskirstykite savo treniruočių planą pagal tai, kiek mylių reikia nubėgti kiekvieną savaitę, kad būtumėte visiškai pasirengę lenktynėms.

Nustatykite pasikartojančius įvykius
Nustatę terminus, atkreipkite dėmesį į bet kokius pasikartojančius įvykius savo darbų sąraše. Tai gali būti savaitiniai susitikimai, mėnesiniai knygų klubai arba reguliarūs telefono skambučiai su klientais. Pažymėkite juos, kad jų nepastebėtumėte.

Tvarkykite užduotis pagal laiką, prioritetą arba terminą
Dabar ateina smagi dalis, sutvarkant savo darbų sąrašą. Sutvarkykite užduotis pagal dienos laiką, prioritetą arba terminą. Įtraukdami užduotis į savo dienos tvarkaraštį, vadovaukitės tvarka, kurią sukūrėte pagal prioritetą. Pirmiausia reikia atlikti aukšto prioriteto užduotis, o žemesnio prioriteto užduotis galima išsaugoti vėlesniam dienos ar savaitės laikotarpiui. Būtinai išsklaidykite pasikartojančius įvykius per savo tvarkaraštį. Kai tikrinsite užduotis, jūsų dienotvarkė natūraliai pildysis.

Likite lankstūs
Sudarę savo tvarkaraštį, esate pasirengę pradėti. Tačiau svarbu išlikti lankstiems. Tvarkaraštis, kurį sukuriate dienos pradžioje, gali neatitikti jūsų dienos. Reikalai gali pasikeisti, o užduotys gali užtrukti daugiau ar mažiau laiko nei tikėtasi, todėl išlikite prisitaikantys, kai atsiranda naujų prioritetų ir iššūkių.